การประชุมมีประโยชน์  ดังนี้
1 .ช่วยให้เกิดการทำงานทางความคิดร่วมกัน 2. ช่วยให้เกิดความรอบคอบใน
การตัดสินใจ  3. ช่วยให้การกระจายข่าวสาร  4. ช่วยในการประสานงาน  ประสานความคิดและสร้างความเข้าใจ  5. ช่วยให้แต่ละคนมีส่วนร่วมในการทำงาน  6. ช่วยให้แต่ละคนมีส่วนร่วมในการทำงาน 7.  ช่วยให้เกิดแนวทางใหม่  วิธีการหรือกระบวนการใหม่ๆ  จากการ  เสนอความเห็นในการประชุม

    เมื่อใดควรเรียกประชุม
- เมื่อไม่สามารถวิเคราะห์สาเหตุ  สภาพและขอบเขตของปัญหาหรือไม่สามารถ
แก้ปัญหาโดยลำพัง  - เมื่อมีเหตุการณ์ที่ต้องตัดสินใจโดยกลุ่ม  - เมื่อต้องการการสนับสนุน  หรือ  ต้องการความร่วมมือจากหลายฝ่าย  - เมื่อต้องการหารือเพื่อกำหนดเป้าหมายร่วมกัน - เมื่อต้องการชี้แจงและให้ข้อแนะนำการปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน  - เมื่อต้องการการประนีประนอมข้อพิพาทหรือความขัดแย้ง  - เมื่อต้องการให้เห็นความสำคัญของผู้ที่ได้รับเชิญมาเข้าประชุม  - เมื่อต้องการชี้แจงนโยบายหรือให้เหตุผลในการตัดสินใจ  - เมื่อต้องการทบทวนสิ่งที่มีมติไปแล้ว  - เมื่อต้องการจัดการฝึกอบรมหรือจัดกิจกรรมใดๆ

     การตัดสินใจเลือกผู้เข้าประชุม
-    เป็นผู้ซึ่งจะให้ประโยชน์แก่ที่ประชุมในด้านความคิดเห็นที่สำคัญตามวัตถุประสงค์
ของการประชุม  - เป็นผู้มีข้อมูลและรอบรู้ในสิ่งที่จะเป็นประโยชน์ต่อการประชุม  - เป็นผู้ที่มีส่วนได้เสียเกี่ยวข้องกับเรื่องประชุม  -  เป็นผู้อยู่ในฐานะต้องให้การรับรองมติหรือผลของการประชุม  - เป็นผู้ที่ต้องมีส่วนรับผิดชอบในเรื่องที่ประชุม  - เป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรืออนุมัติให้มีการดำเนินการได้ตามมติของที่ประชุม  - เป็นผู้ที่จำเป็นต้องรู้สาระที่นำเสนอในที่ประชุม

    จำนวนผู้เข้าประชุมที่เหมาะสม
- การประชุมเพื่อการตัดสินใจควรมีจำนวนประมาณ  5  คน  - การประชุมเพื่อ
การแก้ปัญหา  ควรมีจำนวนประมาณ  7 คน  -  การประชุมคณะกรรมการเฉพาะกิจ  ควรมีจำนวนประมาณ  7  คน  - การประชุมเพื่อการบริการ  ควรมีจำนวนประมาณ  10–15 คน  - การประชุมเพื่อฝึกอบรม  ควรมีจำนวนประมาณ 20-25 คน  - การประชุมชี้แจง  ควรมีจำนวนประมาณไม่เกิน  30  คน  - การประชุมเพื่อแจ้งข่าวสารต่างๆ  มีจำนวนเท่าใดก็ได้ตามจำนวนของผู้ที่จำเป็นต้องรู้

    รายงานการประชุม
        รายงานการประชุม  คือ  ข้อความบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม  ผู้เข้าร่วมประชุมโดยระบุมติของที่ประชุม  เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง  เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน  เพื่อแสดงกิจการที่ดำเนินการมาแล้ว  และเพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทราบและปฏิบัติต่อไป

    รูปแบบของรายงานการประชุม
                       ส่วนประกอบของรายงานการประชุม
1. รายงานการประชุมของใคร  ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น
2. ครั้งที่  ให้ลงครั้งที่ประชุมว่า  เป็นการประชุมครั้งที่เท่าใกของปีนั้นเรียงลำดับไปตามปีปฏิทินและทับ (/) ด้วยปีพุทธศักราช  เมื่อขึ้นปีใหม่ให้เริ่มต้นนับ 1 ใหม่
3. วัน เดือน ปี ให้ลงวันเดือนปีที่ประชุม  อาจขึ้นต้นด้วยคำว่า  เมื่อ
4. สถานที่ประชุม  ให้ระบุสถานที่ที่ใช้ดำเนินการประชุม
5. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมและได้มาประชุม  หากมีผู้มาประชุมแทน ให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนพร้อมทั้งระบุว่าแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด
6. ผู้ไม่มาประชุม  ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งไม่ได้มาประชุมพร้อมทั้งระบุเหตุผล (ถ้ามี)  ทั้งนี้  การระบุเหตุผลนิยมใช้ว่า  ลาป่วย  ลากิจหรือติดราชการ
7. เข้าร่วมประชุม  ให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้ที่ไม่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมแต่  ได้เข้าร่วมประชุม
8. เริ่มประชุมเวลา  ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุมตามเวลาจริง  ไม่ใช่เวลานัดประชุมเพราะการประชุมอาจล่าช้ากว่ากำหนด
9. ข้อความ  การจดรายงานการประชุมมี  3  วิธี  คือ
    9.1  จดละเอียดทุกคำพูดพร้อมทั้งมติ
    9.2  จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญพร้อมทั้งมติ
    9.3  จดเฉพาะเหตุผลและมติของที่ประชุม

                   ระเบียบงานสารบรรณ สำนักนายกรัฐมนตรีแบ่งระเบียบวาระการประชุมเป็น 5 วาระดังนี้ 
       1)  เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
       2)  การรับรองรายงานการประชุม 
       3) เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ 
       4) เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา 
       5) เรื่องอื่นๆ  (ถ้ามี)
10.  เลิกประชุมเวลา  ให้ลงเวลาเลิกประชุมตามเวลาจริง
11.  ผู้จดรายงานการประชุม  ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม