การทำบัญชีสหกรณ์นักเรียน
                การทำบัญชีสหกรณ์มีความสำคัญต่อการดำเนินงานของสหกรณ์นักเรียน  เพราะจะทำให้ทราบความเคลื่อนไหวในการดำเนินงานและทราบ รายรับ – รายจ่ายของสหกรณ์ ทำให้ตรวจสอบดูแลได้ง่ายและเป็นการฝึกความมีระเบียบวินัยทางการเงินซึ่งนักเรียนจะสามารถนำไปใช้ได้ในชีวิตประจำวันได้

การทำบัญชี
              การทำบัญชีคือการจดบันทึกรายการทางการเงินจากเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ซึ่งมีทั้งรายการรับเงินและรายการจ่ายเงินในการดำเนินงานของสหกรณ์นักเรียน นักเรียนผู้เป็นสมาชิกมาร่วมกันถือหุ้น มาร่วมกันออมทรัพย์โดยการฝากเงินไว้กับสหกรณ์ บางคนฝาก วันละ 1 บาทบางคนฝากเงินวันละ 2-3 บาท เมื่อฝากเงินกันหลายคน และเงินฝากแต่ละคนไม่เท่ากันก็เป็นการยากที่พนักงานผู้รับฝากจะจำเงินฝากของแต่ละคนได้ จึงต้องมีการจดบันทึกเป็นหลักฐาน เมื่อหลักฐานต่างๆมีมากก็ทำให้สับสนจึงต้องนำหลักฐานมาเรียงและจดบันทึกเป็นหมวดหมู่ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ ค้นหาและรวมยอดเงิน ซึ่งวิธีการจดบันทึกดังกล่าวนี้เราเรียกว่า ” การบัญชี ”

การทำบัญชีสหกรณ์นักเรียน คือ การจดบันทึกรายการทางการเงินจากเอกสารหลักฐานต่างๆที่สหกรณ์นักเรียนได้ดำเนินการ โดยจัดหมวดหมู่ แยกประเภทรายการและสรุปผลออกมาในรูปรายงานทางการเงินเพื่อประโยชน์ในการควบคุมการดำเนินงานของสหกรณ์นักเรียน

วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชี การจัดทำบัญชีมีวัตถุประสงค์ดังนี้
        1. เพื่อจดบันทึกรายการค้าต่างๆอย่างเป็นระบบ
        2. เพื่อให้ทราบผลการดำเนินงานว่ากำไร หรือขาดทุนในรอบระยะเวลาที่กำหนด
        3. เพื่อให้เห็นถึงฐานะทางการเงินว่ามีทรัพย์สิน หนี้สิน และส่วนของเจ้าของกิจการ
        4. เพื่อป้องกันการทุจริตและกันการสูญหายของสินทรัพย์
        5. เพื่อเป็นแหล่งข้อมูลทางการเงินในการตัดสินใจด้านต่างๆของผู้บริหาร โดยผู้บริหารจะใช้ในการวางแผน ควบคุม วัดผลดำเนินงานและตัดสินใจด้านต่างๆ บุคคลภายนอกก็ใช้ในการ ตัดสินใจในการลงทุน การพิจารณาให้สินเชื่อ

ความสำคัญของการทำบัญชี การทำบัญชีมีความสำคัญดังนี้
           1. เป็นหลักฐานประกอบการดำเนินกิจการ เพื่อแสดงให้ทราบว่า ผลการดำเนินงานที่ผ่านมาว่ามีข้อผิดพลาด ข้อบกพร่องอะไรบ้าง มีผลดีผลเสียอย่างไร ซึ่งบัญชีจะเป็นส่วนหนึ่งในการอ้างอิง
           2. เป็นหลักฐานการตรวจสอบตัวเงินสดกับยอดบัญชีว่าถูกต้องหรือผิดพลาดอย่างไร
           3. เป็นหลักฐานในการบริหารงาน การควบคุม และการทำงบประมาณ เพื่อให้ผลงานนั้นมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
          4. ช่วยในการประเมินผลการดำเนินงานว่า มีกำไรหรือขาดทุน
          5. ช่วยทำให้ทราบฐานะทางการเงินของกิจการในขณะนั้นว่า มีทรัพย์สิน หนี้สิน และมีเงินทุนเป็นจำนวนเท่าใด
          6. เป็นหลักฐานให้แก่ทางราชการในการคำนวณภาษีได้ถูกต้อง ตามความเป็นจริงเพื่อเป็นหลักฐานประกอบการตัดสินใจในด้านต่างๆ

เอกสารประกอบการลงบัญชี
          เอกสารประกอบการลงบัญชีหมายถึงเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานบันทึกข้อเท็จจริงตามลักษณะของรายการรับเงินหรือจ่ายเงินที่เกิดขึ้น เพื่อแสดงว่าได้เกิดรายการรับเงินขึ้นจริงในเอกสารนั้น เอกสารมีดังนี้
          1. ใบเสร็จรับเงินจากบริษัท ห้างร้านที่สหกรณ์ไปซื้อสินค้า
          2. ใบเสร็จรับเงินของสหกรณ์ใช้บันทึกรายการรับเงินของสหกรณ์ทั้งจากสมาชิกและไม่ใช่สมาชิก
          3. ใบเบิกเงินใช้บันทึกรายการจ่ายเงินของสหกรณ์ในกรณีที่สหกรณ์ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเงินได้
         4. ใบนำส่งฝากออมทรัพย์ใช้บันทึกเป็นหลักฐานการนำส่งเงินฝากออมทรัพย์ของนักเรียน
         5. ใบถอนเงินออมทรัพย์ใช้บันทึกเป็นหลักฐานเมื่อสมาชิกถอนเงินฝากออมทรัพย์จากสหกรณ์
        6. ใช้ขายสินค้าประจำวัน ใช้บันทึกรายการขายสินค้า จำนวนสินค้า จำนวนเงิน หมายเลขสมาชิกผู้ซื้อสินค้าในแต่ละวันและสรุปยอดขายในแต่ละวัน

ทะเบียนต่างๆ  ของสหกรณ์ ใช้สำหรับบันทึกรายละเอียดของแต่ละรายการที่เกิดขึ้น  โดยใช้เอกสารประกอบการลงบัญชีเป็นหลักฐานในการบันทึก ดังนี้
    1.ทะเบียนสมาชิกและการถือหุ้น  จัดทำขึ้นเพื่อบันทึกจำนวนสมาชิกทั้งหมดของสหกรณ์  จำนวนหุ้นที่ชำระทั้งหมด  บันทึกรายการเพิ่มหุ้น  ถอนหุ้น  หรือ  โอนหุ้น  ของสมาชิกแต่ละราย
    2.ทะเบียนคุมสินค้า  ใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับสินค้าที่ซื้อมาจำหน่ายแต่ละอย่างทั้งนี้เพื่อควบคุมรายการรับสินค้าเข้าร้าน  การตัดจ่ายสินค้าเมื่อขาย  และคุมยอดคงเหลือของสินค้าให้ถูกต้องเป็นการป้องกันการขาดหายของสินค้าแต่ละรายการ
    3.ทะเบียนบันทึกยอดซื้อของสมาชิก  ใช้บันทึกยอดซื้อสินค้าของสมาชิกสหกรณ์นักเรียนเป็นรายวัน  ของแต่ละบุคคล  ทั้งนี้เพื่อความสะดวกในการรวมยอดซื้อสินค้าของสมาชิกตอนสิ้นปี
    4.ทะเบียนเจ้าหนี้เงินฝากออมทรัพย์  ใช้บันทึกรายการเงินฝาก  ถอนเงินและยอดคงเหลือเงินฝาก
    5.ทะเบียนคุมรายรับรายจ่ายของฝ่ายส่งเสริมการเกษตรหรือฝ่ายการศึกษาและสวัสดิการใช้บันทึก

 

บันทึกรายการในทะเบียนต่างๆ  เป็นการบันทึกรายละเอียดของแต่ละรายการที่เกิดขึ้นโดยใช้เอกสารประกอบการการลงบัญชีเป็นหลักฐานการบันทึก  สรุปได้ดังนี้

หลักฐานประกอบการบันทึกทะเบียน

ทะเบียน	ผู้บันทึก	หลักฐานประกอบ
1.ทะเบียนสมาชิกและการถือหุ้น 2.ทะเบียนคุมสินค้า     3.ทะเบียนบันทึกยอดซื้อของสมาชิก 4.ทะเบียนเจ้าหนี้เงินฝากออมทรัพย์ 5.ทะเบียนคุมรายรับรายจ่าย	1.ผู้จัดการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย 2.พนักงานขาย     3.พนักงานขาย   4.พนักงานออมทรัพย์     5.พนักงานเกษตรหรือ พนักงานการศึกษา และสวัสดิการ	1.หลักฐานประกอบการบันทึกใบเสร็จ รับเงินค่าหุ้นหรือใบถอนเงินค่าหุ้น 2.ใช้สมุดซื้อสินค้า  บันทึกยอดรับสินค้า ราคาทุน และราคาขายใช้ใบ สินค้าประจำวันบันทึกยอดขายสินค้า 3.ใบขายสินค้าประจำวัน   4.ใบนำส่งเงินฝากออมทรัพย์  หรือใบถอนเงินออมทรัพย์   5.ใบเสร็จรับเงินของฝ่ายหรือใบเบิกเงินของฝ่าย(แยกทำเป็นฝ่ายๆ)

    นอกจากการลงบัญชี  และการบันทึกเอกสารทางการเงินเป็นประจำทุกวันแล้ว  ต้องมีการสรุปการบัญชีเป็นประจำทุกเดือนเรียนว่า  งบเดือน  เช่น  งบรายวัน  รายจ่ายประจำเดือนและงบทดลองประจำเดือน  เป็นต้น  และการสิ้นสุดของการจัดทำบัญชีนั้น  โดยทั่วไปกำหนดรอบบัญชีไว้ 1 ปี  ดังนั้น  การบัญชีสหกรณ์นักเรียนจึงกำหนดรอบปีบัญชีไว้ 1 ปี  โดยเริ่มตั้งแต่วันเปิดเรียนภาคต้นและไปปิดบัญชีในวันปิดภาคเรียนสุดท้าย