เนื้อหา |
---|
การทำบัญชีสหกรณ์นักเรียน
การทำบัญชีสหกรณ์มีความสำคัญต่อการดำเนินงานของสหกรณ์นักเรียน เพราะจะทำให้ทราบความเคลื่อนไหวในการดำเนินงานและทราบ รายรับ – รายจ่ายของสหกรณ์ ทำให้ตรวจสอบดูแลได้ง่ายและเป็นการฝึกความมีระเบียบวินัยทางการเงินซึ่งนักเรียนจะสามารถนำไปใช้ได้ในชีวิตประจำวันได้
การทำบัญชี
การทำบัญชีคือการจดบันทึกรายการทางการเงินจากเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ซึ่งมีทั้งรายการรับเงินและรายการจ่ายเงินในการดำเนินงานของสหกรณ์นักเรียน นักเรียนผู้เป็นสมาชิกมาร่วมกันถือหุ้น มาร่วมกันออมทรัพย์โดยการฝากเงินไว้กับสหกรณ์ บางคนฝาก วันละ 1 บาทบางคนฝากเงินวันละ 2-3 บาท เมื่อฝากเงินกันหลายคน และเงินฝากแต่ละคนไม่เท่ากันก็เป็นการยากที่พนักงานผู้รับฝากจะจำเงินฝากของแต่ละคนได้ จึงต้องมีการจดบันทึกเป็นหลักฐาน เมื่อหลักฐานต่างๆมีมากก็ทำให้สับสนจึงต้องนำหลักฐานมาเรียงและจดบันทึกเป็นหมวดหมู่ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ ค้นหาและรวมยอดเงิน ซึ่งวิธีการจดบันทึกดังกล่าวนี้เราเรียกว่า ” การบัญชี ”
การทำบัญชีสหกรณ์นักเรียน คือ การจดบันทึกรายการทางการเงินจากเอกสารหลักฐานต่างๆที่สหกรณ์นักเรียนได้ดำเนินการ โดยจัดหมวดหมู่ แยกประเภทรายการและสรุปผลออกมาในรูปรายงานทางการเงินเพื่อประโยชน์ในการควบคุมการดำเนินงานของสหกรณ์นักเรียน
วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชี การจัดทำบัญชีมีวัตถุประสงค์ดังนี้
1. เพื่อจดบันทึกรายการค้าต่างๆอย่างเป็นระบบ
2. เพื่อให้ทราบผลการดำเนินงานว่ากำไร หรือขาดทุนในรอบระยะเวลาที่กำหนด
3. เพื่อให้เห็นถึงฐานะทางการเงินว่ามีทรัพย์สิน หนี้สิน และส่วนของเจ้าของกิจการ
4. เพื่อป้องกันการทุจริตและกันการสูญหายของสินทรัพย์
5. เพื่อเป็นแหล่งข้อมูลทางการเงินในการตัดสินใจด้านต่างๆของผู้บริหาร โดยผู้บริหารจะใช้ในการวางแผน ควบคุม วัดผลดำเนินงานและตัดสินใจด้านต่างๆ บุคคลภายนอกก็ใช้ในการ ตัดสินใจในการลงทุน การพิจารณาให้สินเชื่อ
ความสำคัญของการทำบัญชี การทำบัญชีมีความสำคัญดังนี้
1. เป็นหลักฐานประกอบการดำเนินกิจการ เพื่อแสดงให้ทราบว่า ผลการดำเนินงานที่ผ่านมาว่ามีข้อผิดพลาด ข้อบกพร่องอะไรบ้าง มีผลดีผลเสียอย่างไร ซึ่งบัญชีจะเป็นส่วนหนึ่งในการอ้างอิง
2. เป็นหลักฐานการตรวจสอบตัวเงินสดกับยอดบัญชีว่าถูกต้องหรือผิดพลาดอย่างไร
3. เป็นหลักฐานในการบริหารงาน การควบคุม และการทำงบประมาณ เพื่อให้ผลงานนั้นมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
4. ช่วยในการประเมินผลการดำเนินงานว่า มีกำไรหรือขาดทุน
5. ช่วยทำให้ทราบฐานะทางการเงินของกิจการในขณะนั้นว่า มีทรัพย์สิน หนี้สิน และมีเงินทุนเป็นจำนวนเท่าใด
6. เป็นหลักฐานให้แก่ทางราชการในการคำนวณภาษีได้ถูกต้อง ตามความเป็นจริงเพื่อเป็นหลักฐานประกอบการตัดสินใจในด้านต่างๆ
เอกสารประกอบการลงบัญชี
เอกสารประกอบการลงบัญชีหมายถึงเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานบันทึกข้อเท็จจริงตามลักษณะของรายการรับเงินหรือจ่ายเงินที่เกิดขึ้น เพื่อแสดงว่าได้เกิดรายการรับเงินขึ้นจริงในเอกสารนั้น เอกสารมีดังนี้
1. ใบเสร็จรับเงินจากบริษัท ห้างร้านที่สหกรณ์ไปซื้อสินค้า
2. ใบเสร็จรับเงินของสหกรณ์ใช้บันทึกรายการรับเงินของสหกรณ์ทั้งจากสมาชิกและไม่ใช่สมาชิก
3. ใบเบิกเงินใช้บันทึกรายการจ่ายเงินของสหกรณ์ในกรณีที่สหกรณ์ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเงินได้
4. ใบนำส่งฝากออมทรัพย์ใช้บันทึกเป็นหลักฐานการนำส่งเงินฝากออมทรัพย์ของนักเรียน
5. ใบถอนเงินออมทรัพย์ใช้บันทึกเป็นหลักฐานเมื่อสมาชิกถอนเงินฝากออมทรัพย์จากสหกรณ์
6. ใช้ขายสินค้าประจำวัน ใช้บันทึกรายการขายสินค้า จำนวนสินค้า จำนวนเงิน หมายเลขสมาชิกผู้ซื้อสินค้าในแต่ละวันและสรุปยอดขายในแต่ละวัน
ทะเบียนต่างๆ ของสหกรณ์ ใช้สำหรับบันทึกรายละเอียดของแต่ละรายการที่เกิดขึ้น โดยใช้เอกสารประกอบการลงบัญชีเป็นหลักฐานในการบันทึก ดังนี้
1.ทะเบียนสมาชิกและการถือหุ้น จัดทำขึ้นเพื่อบันทึกจำนวนสมาชิกทั้งหมดของสหกรณ์ จำนวนหุ้นที่ชำระทั้งหมด บันทึกรายการเพิ่มหุ้น ถอนหุ้น หรือ โอนหุ้น ของสมาชิกแต่ละราย
2.ทะเบียนคุมสินค้า ใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับสินค้าที่ซื้อมาจำหน่ายแต่ละอย่างทั้งนี้เพื่อควบคุมรายการรับสินค้าเข้าร้าน การตัดจ่ายสินค้าเมื่อขาย และคุมยอดคงเหลือของสินค้าให้ถูกต้องเป็นการป้องกันการขาดหายของสินค้าแต่ละรายการ
3.ทะเบียนบันทึกยอดซื้อของสมาชิก ใช้บันทึกยอดซื้อสินค้าของสมาชิกสหกรณ์นักเรียนเป็นรายวัน ของแต่ละบุคคล ทั้งนี้เพื่อความสะดวกในการรวมยอดซื้อสินค้าของสมาชิกตอนสิ้นปี
4.ทะเบียนเจ้าหนี้เงินฝากออมทรัพย์ ใช้บันทึกรายการเงินฝาก ถอนเงินและยอดคงเหลือเงินฝาก
5.ทะเบียนคุมรายรับรายจ่ายของฝ่ายส่งเสริมการเกษตรหรือฝ่ายการศึกษาและสวัสดิการใช้บันทึก

บันทึกรายการในทะเบียนต่างๆ เป็นการบันทึกรายละเอียดของแต่ละรายการที่เกิดขึ้นโดยใช้เอกสารประกอบการการลงบัญชีเป็นหลักฐานการบันทึก สรุปได้ดังนี้
หลักฐานประกอบการบันทึกทะเบียน
ทะเบียน |
ผู้บันทึก |
หลักฐานประกอบ |
1.ทะเบียนสมาชิกและการถือหุ้น 2.ทะเบียนคุมสินค้า
3.ทะเบียนบันทึกยอดซื้อของสมาชิก 4.ทะเบียนเจ้าหนี้เงินฝากออมทรัพย์ 5.ทะเบียนคุมรายรับรายจ่าย |
1.ผู้จัดการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย 2.พนักงานขาย
3.พนักงานขาย
4.พนักงานออมทรัพย์
5.พนักงานเกษตรหรือ พนักงานการศึกษา และสวัสดิการ |
1.หลักฐานประกอบการบันทึกใบเสร็จ รับเงินค่าหุ้นหรือใบถอนเงินค่าหุ้น 2.ใช้สมุดซื้อสินค้า บันทึกยอดรับสินค้า ราคาทุน และราคาขายใช้ใบ สินค้าประจำวันบันทึกยอดขายสินค้า 3.ใบขายสินค้าประจำวัน
4.ใบนำส่งเงินฝากออมทรัพย์ หรือใบถอนเงินออมทรัพย์
5.ใบเสร็จรับเงินของฝ่ายหรือใบเบิกเงินของฝ่าย(แยกทำเป็นฝ่ายๆ) |
นอกจากการลงบัญชี และการบันทึกเอกสารทางการเงินเป็นประจำทุกวันแล้ว ต้องมีการสรุปการบัญชีเป็นประจำทุกเดือนเรียนว่า งบเดือน เช่น งบรายวัน รายจ่ายประจำเดือนและงบทดลองประจำเดือน เป็นต้น และการสิ้นสุดของการจัดทำบัญชีนั้น โดยทั่วไปกำหนดรอบบัญชีไว้ 1 ปี ดังนั้น การบัญชีสหกรณ์นักเรียนจึงกำหนดรอบปีบัญชีไว้ 1 ปี โดยเริ่มตั้งแต่วันเปิดเรียนภาคต้นและไปปิดบัญชีในวันปิดภาคเรียนสุดท้าย